Kontrola nad dokumentami i dobra organizacja to podstawowe zasady utrzymania porządku w biurze. Niektórzy posiadają zmysł, który pozwala im na długotrwałe utrzymanie ładu w stercie dokumentów, jednak większości osób przydadzą się pomoce, które umożliwią i ułatwią zarządzanie dużą ilością gromadzonych papierów.
Segregator - przyjaciel każdego pracownika biura
Nie ma biura, w którym nie ma segregatorów. To w nich gromadzone są różnego typu raporty, faktury, zaświadczenia. Jednak nie każdy segregator przeznaczony jest do tego samego rodzaju, wielkości i ilości dokumentów. W ofercie KAKADO znaleźć można segregatory wyposażone w różnego typu mechanizmy. Każdy z nich pozwala na zgromadzenie w jednym miejscu innej ilości dokumentów. W gromadzeniu pojedynczych kartek pomoże Wam segregator wyposażony w mechanizm typu D. Jego niewielkie uchwyty z powodzeniem zabezpieczą do kilkudziesięciu koszulek bądź kartek, które z łatwością można będzie wyjąć w każdej chwili. Segregator z mechanizmem typu D jest też idealny, gdy chcemy zawrzeć w nim ofertę promocyjną naszej firmy.
Jeśli jednak w jednym segregatorze chcielibyśmy pomieścić większą ilość dokumentów, lepiej do tego celu wykorzystać segregator wyposażony w mechanizm typu R lub Q. Pomieszczą one o wiele więcej papieru i z powodzeniem utrzymają dokumenty w pełnej kontroli. W segregatorach z mechanizmami typu Q możemy trzymać nawet bardzo grube materiały, takie jak wzorniki płytek czy tkanin.
Warto rozważyć również mechanizmy wzbogacone o dźwignię. Praca z takim segregatorem jest wygodna, nawet jeśli znajduje się w nim bardzo duża ilość papieru. Można ją sobie dodatkowo ułatwić, używając dociskacza do mechanizmów – plastikowego lub metalowego, wykonanego z drutu. To dzięki nim mamy pewność, że podnosząc segregator, wszystkie dokumenty pozostaną na swoim miejscu. Segregatory, odpowiednio opisane oraz wyposażone we właściwie dobrane mechanizmy i dociskacze pozwalają na pełną kontrolę nad dokumentami i utrzymanie porządku w biurze.
Zapanuj nad stosem papieru
Biurka urzędników, pracowników korporacji czy po prostu pracowników biurowych małych firm wyglądają podobnie. Na większości z nich można zobaczyć duży stos papieru, który oznacza długą listę rzeczy do zrobienia. Często sami pracownicy nie do końca wiedzą, co można w niej znaleźć. Im większy stos, tym większy chaos i piętrząca się ilość niezałatwionych spraw. Dlatego tak ważne jest utrzymanie porządku w biurze.
Pomóc w tym mogą np. listwy introligatorskie. O ile segregatory dobrze sprawdzą się przy gromadzeniu wielu pojedynczych dokumentów w jednym miejscu, o tyle listwy przydają się do uporządkowania wielostronicowych raportów. Podobna funkcje mogą spełnić również clipboardy wyposażone w wygodne clipy (z ząbkami, z drutem lub dźwignią). Są to mechanizmy, które pozwalają utrzymać w jednym miejscu plik papierów, nad którymi trudno zapanować. Każdy z typów clipów ułatwia uporządkowanie dokumentów i pozwala na pełną kontrolę. To dzięki nim dokumenty nie wypadają z segregatorów. Materiały tego typu można również traktować jako niezależne narzędzie. Jeśli w biurze brakuje miejsca na kolejny segregator, clipboard pomoże nam w ograniczeniu ich ilości, oszczędności miejsca i sprawdzi się przy utrzymaniu porządku w biurze.
Zagubiony długopis
Każdy pracownik biurowy szukał kiedyś długopisu. Niezależnie od tego jak dużo ich mamy, zdarza się, że kiedy najbardziej ich potrzebujemy, nigdzie ich nie ma. W szczególności dotyczy to osób, które podczas pracy muszą podpisywać dokumenty i mają bezpośredni kontakt z klientami. Zwykle, kiedy dochodzi do podpisu, długopis nagle gdzieś się zapodziewa. W tym przypadku ważną pomocą może być uchwyt do długopisu. To dzięki niemu długopis zawsze będzie znajdował się na miejscu i czekał na sytuację, w której będzie potrzebny. Obecnie na rynku dostępne są też clipy do clipbardów z uchwytami na długopis. Dzięki takim prostym metodom nie trzeba martwić się, jak utrzymać porządek w biurze. Przydatne bywają również gumki do teczek. To dzięki nim dokumenty pochowane w teczkach nie rozsypują się przy każdym wyjmowaniu.
Utrzymanie porządku w biurze pozwala na bardziej wydajną pracę, niweluje dużą część stresu, który pojawia się, kiedy zagubimy ważny dokument lub raport. Dobra organizacja jest tu kluczowa. Warto jednak ułatwić sobie pracę prostymi gadżetami, które umożliwiają łatwiejszą kontrolę nad przechowywanymi dokumentami. To szczególnie ważne w biurach, które generują dużą ilość dokumentów.
